macam macam surat resmi

Macam Macam Surat Resmi Beserta Cara Pembuatan dan Contohnya

contoh surat resmi
Surat Resmi [email protected]

Macam-macam surat resmi – Mungkin dari kita masih jarang dalam membuat ataupun menggunakan surat resmi, hanya segelintir orang yang bekerja diistansi saja yang bisa dan sering membuat surat resmi dari salah satu surat remi yang sering dipakai.

Akan tetapi, akan ada suatu masa dimana kita akan membutuhkan surat resmi untuk keperluan penting atau bahkan mendesak. Misalkan jika kamu hendak melamar kerja pasti akan membutuhkan yang namanya surat lamaran, bukan. Atau jika kamu adalah seorang anggota organisasi, akan sering membuat surat resmi berupa pemberitahuan ataupun undangan.

Sebelum lebih jauh membahas mengenai surat resmi, alangkah baiknya jika kita mengetahui terlebih dahulu apa itu surat resmi ? Apa manfaat dan fungsinya ? Ciri-ciri dan bagian apa saja yang perlu ada dalam sebuah surat resmi ? Dan masih banyak lagi pertanyaan yang lainnya. kamu akan tahu jawabannya bila membaca artikel ini sampai tuntas.

A. Pengertian Surat Resmi

Sebelum membahas yang lain, kita bahas dulu apa itu surat resmi ? Arti dari surat itu merupakan media komunikasi antara satu orang dengan orang lainnya tanpa saling bertatap muka hanya dalam bentuk tulisan untuk menyampaikan pemberitahuan, informasi, ataupun permintaan.

Sedangkan surat resmi adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan dalam situasi formal/resmi dan dibuat dengan aturan tertentu yang sudah ditetapkan. Baik digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi ataupun instansi pemerintah dan daerah.

B. Fungsi Surat Resmi

  • Sebagai dokumen tertulis = yang digunakan sebagai dokumen tertulis atau bukti.
  • Sebagai alat pengingat = yaitu sebagai arsip dokumen yang bisa mengingatkan penerima dalam suatu hal, dalam hal ini surat disimpan jika sewaktu-waktu akan dibutuhkan untuk mengingatkan penerimanya.
  • Sebagai pedoman kerja = yaitu untuk memberitahkan langkah-langkah kerja, juga sebagai pedoman dalam mengerjakan pekerjaan tertentu.
  • Sebagai wakil penulis = dalam surat, penulis dapat mewakili tanpa perantara. Melalui surat, penerima surat tahu pesan yang disampaikan oleh penulis karena surat juga merupakan percakapan tertulis.
  • Menjamin keamanan atau sebagai keterangan = maksudnya yaitu dengan adanya surat, akan ada sebuah keamanan terhadap apa yang akan dilakukan. Contohnya Surat izin mendirikan bangunan. Dengan surat tersebut seseorang atau sebuah perusahaan secara hukum telah sah, sehingga tidak akan ada yang menggugatnya.
  • Sebagai bukti historis = yaitu merupakan bukti kronologis (perjalanan) yang jelas.

C. Cara Membuat Surat Resmi

membuat surat
Cara Membuat Surat [email protected]

Ketika membuat surat resmi, harus ditulis dengan menggunakan format juga tata bahasa yang jelas dan resmi, yang bertujuan supaya mudah untuk dipahami. Karena surat resmi yang baik harus memenuhi persyaratan dan ketentuan baku yang sudah dibuat.

Baca JugaPengertian Majas, Macam Macam Majas dan Contohnya Lengkap

Ciri-Ciri Surat Resmi

  • Menggunakan kop surat / kepala surat
  • Terdapat nomor surat, lampiran dan juga prihal
  • Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang
  • Salah satu ciri paling utama dari surat resmi adanya cap atau stempel, karena menjadi sebuah pertimbangan diterima atau tidak surat tersebut. Ketiak tidak ada cap dan stempel tentu akan diragukan akan keasliannya.

Bagian-Bagian Surat Resmi

macam macam bagian pada surat
Bagian-Bagian Surat [email protected] sarungpreneur.com

Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada, supaya surat tersebut bisa diterima oleh semua kalangan.

Kepala Surat ( Kop Surat )

Keberadaan kop surat sangatlah penting. Dengan adanya kop surat, menunjukan bahwa surat tersebut dari lembaga mana surat berasal. Keberadaan kop surat juga merupakan sebuah penegasan bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat.

Dalam kop surat setidaknya harus mempunyai 5 bagian supaya orang yang menerima mengetahui asal surat secara jelas. Berikut adalah bagian-bagian dari kop surat:

  1. Nama lembaga, perusahaan atau instansi.
  2. Alamat lengkap lembaga, perusahaan atau instansi.
  3. Kontak yang dapat dihubungi seperti nomor telpon, email atau fak.
  4. Kode pos.
  5. Logo lemnbaga, perusahaan atau instansi.

Dalam penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal.

Nomor Surat Resmi
macam macam nomor pada surat
Nomor Surat Resmi [email protected]://2.bp.blogspot.com/

Nomor surat merupakan salah satu yang sangat penting dalam sebuah surat resmi. Pada bagian ini tidaklah dibuat secara sembarangan, karena setiap karakter pada nomor surat terdapat makna. Bagi orang yang sudah lama berkecimpung dalam surat menyurat pasti sudah tahu benar tentang cara penulisan nomor surat dengan benar.

Bagi kamu yang baru belajar bagaimana menulis nomor surat, berikut penjelasannya. Berikut ini adalah contoh nomor surat dan penjelasannya.

Nomor : A.001/Rapat/AKB/I/2016

A = yaitu sebuah kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan. Sedangkan untuk kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga atau perusahaan.

001 = yaitu nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk untuk surat pertama menggunakan kode 001, dan untuk surat yang dikeluarkan selanjutnya menggunakan kode “002” (urutan surat yang dikeluarkan).

Rapat = Artinya ada kegiatan rapat. Untuk bagian ini, tidak ada juga tidak apa-apa. Terdapat beberapa kode umum: Kongres; Musda; Pan-Pel; Prop; dan lain sebagainya.

AKB = identitas sebuah organisasi / institusi.

I = Bulan dibuatnya surat. Maksudnya bulan pertama dengan angka romawi.

2016 = Tahun surat tersebut dikeluarkan.

Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat yaitu keterangan yang menjelaskan lokasi dan kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila dalam kop surat sudah dituliskan, maka tidak perlu lagi untuk ditulis kembali.

Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas yang sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nya dipisah menggunakan tanda koma. Contoh : Jakarta, 30 Juni 2016.

Lampiran

Lampiran surat yaitu suatu dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen utama. Dalam lampiran biasanya berisikan dokumen pendukung sebagai penguat dokumen utama seperti laporan keuangan atau yang lainnya.

Alamat

Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menulis alamat sura, diantaranya:

  1. Alamat surat, biasanya terdapat pada dua tempat yaitu dibagian sampul dan awal surat
  2. Alamat yang ditulis pada bagian sampul, harus berisi alamat lengkap. Sedangkan untuk bagian awal biasanya tidak terlalu lengkap.
  3.  Penggunaan kata ‘kepada’ tidak terlalu untuk dituliskan karena sia-sia.
  4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”.
  5. Penulisan ibu, bapak, Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti nama orang. Dan;
  6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, serta penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Salam Pembuka dan Penutup

Dalam penulisan salam, sebaiknya memakai kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti assalamualaikum atau salam sejahtera, atau salam dalam keyakinan agama masing-masing. Penulisan salam dalam surat resmi biasanya diakhiri dengan tanda koma.

Isi Surat Resmi

Isi atau bisa juga bagian pokok dalam sebuah surat. Isi surat biasanya disimpan di tengah surat yang berisi tentang penjelasan dan maksud dari sebuah surat. Seperti sudah dijelaskan bahwa isi surat yang baik dan benar yaitu menggunakan bahasa baku dan kalimat yang ringkas, mudah dipahami juga dimengerti oleh penerima surat.

Penutup Surat

Dalam penutup surat juga harus menggunakan kata yang baik dan benar. Di bawah ini ada beberapa contoh penutup surat yang biasa digunakan dalam surat resmi.

  1. Demikian atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
  2. Demikian atas perhatian dan kerja samanya kamu ucapkan terimakasih.
  3. Demikian agar menjadi maklum, atas kerja sam Saudara kami ucapkan terimakasih.

Pada bagian penutup biasanya dilengkapi juga dengan jabatan, nama dan NIK, juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga ada tembusan surat yang ditujukan kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

D. Contoh Surat Resmi

macam macam surat resmi
Contoh Surat Resmi [email protected]

Surat undangan acara maulid nabi di sekolah.

macam macam surat resmi
Contoh Surat Resmi di Sekolah [email protected]

E. Macam-Macam Surat Resmi

Surat Permohonan

Merupakan surat digunakan sebagi permohonan sesuatu kepada seseorang, suatu lembaga ataupun instansi yang ditujukan kepada atasan maupun pengadilan, ataupun pemerintah. Karena sifatnya memohon dan menginginkan sesuatu. Seperti : Permohonan perceraian, pembangunan jalan, pembangunan masjid, surat lamaran pekerjanaan dan lain-lain.

Surat Keputusan

Meruapakan yang berisi keputusan dari atasan dalam sebuah lemabaga, instansi ataupun perusahaan yang berkenaan dengan hal-hal yang di dalamnya belum jelas. Contoh : Surat undangan, surat panggilan, SK Panitia dari kepala sekolah, dan lain-lain.

Selain itu surat keputusan juga digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dalam kepentingan tertentu.Contohnya; undangan pernikahan, panggilan kerja atau interview.

Surat Perintah

Merupakan surat yang berfungsi sebagai perantara pesan untuk menyuruh atau menginstruksikan bawahan/pegawai. Seperti : Perintah lembur, tugas siskamling, perjalanan dinas (SPPD).

Surat Kuasa

Merupakan surat pemberian kuasa atau wewenang dari pemilik kepada seseorang. Misal : pengambilan ijazah, pembayaran pajak, penerimaan kartu kredit dan lain sebagainya.

Surat Edaran

Merupakan pesan tertulis yang ditujukan pada sebuah kelompok atau kalangan tertentu dengan menginformasikan suatu hal/kegiatan. Contoh : Pengumuman Libur karena Ujian Sekolah. Kegiatan sekolah dan lain-lain.

Jadi itulah pembahasan mengenai pengertian dan macam macam surat resmi beserta contohnya. Semoga bermanfaat, jangan lupa like, koment dan share. Terimakasih.

 

Leave a Comment